Potentialanalyse für ein digitales Warenwirtschaftssystem

Warenwirtschaftssysteme ermöglichen eine automatische Bestandskontrolle und das rechtzeitige Nachbestellen von Fertigungsteilen bei kritischem Lagerbestand. Folglich können bei Zukaufteilen mit langen Lieferzeiten Verzögerungen in der Produktion vermieden werden. Für die Einführung eines solchen Systems bedarf es neben einer geeigneten Warenwirtschaftssoftware auch Drucker- und Scannersysteme zur (De-)Inventarisierung von Bauteilen. Herausforderungen für die Einführung solcher Systeme sind die unübersichtliche Anzahl von am Markt verfügbaren Lösungen mit unterschiedlichen Leistungsumfänge sowie die Kosten für die Implementierung.

Trotz dieser Herausforderungen sieht die Firma B-TEC GmbH, ein Hersteller von Systemen für lackverarbeitende Betriebe, einen großen Nutzen für eine Einführung solcher Systeme. Vorteile ergeben sich insbesondere durch den sofortigen Abruf des Lagerbestands von Bauteilen. Damit bei Auslösung eines Kaufvertrags keine manuelle Bestandsüberprüfung erfolgen muss, plant B-TEC GmbH die Einführung eines Warenwirtschaftssystems.

Das Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Hannover hat für die B-TEC GmbH eine Potenzialanalyse für ein digitales Warenwirtschaftssystem durchgeführt. Im Rahmen des Projekts erfolgte die Aufnahme der Ist-Situation und die Zusammenstellung notwendiger Komponenten. Die anschließend mit dem Unternehmen durchgeführte Marktrecherche bietet einen Überblick über Funktionen und die anfallenden Kosten. Damit wurde die B-TEC GmbH in die Lage versetzt, selbstständig zu bewerten, ob und in welchem Umfang ein solches System eingeführt werden kann.

B-TEC plant die Einführung eines Warenwirtschaftssystems zunächst für eine ausgewählte Produktgruppe. So können der Nutzen und die Akzeptanz eines solchen Systems in der Praxis erprobt und später auf weitere Produktgruppen übertragen werden.

Unternehmen und Produkt

Die Firma B-TEC entwickelt und produziert innovative, umweltfreundliche, ergonomische und qualitativ hochwertige Systeme und Anlagen für lackverarbeitende Betriebe, wie zum Beispiel Reinigungsgeräte für Lackierpistolen, Hebebühnen für Autos, Infrarotstrahler zur Lacktrocknung und weiteres Lackiererzubehör. In der 20-Jährigen Firmengeschichte hat sich aus einem zwei Mann Unternehmen eine Firma mit aktuell 22 Mitarbeitenden am Firmensitz in Burgdorf-Ehlershausen entwickelt. Der Jahresumsatz liegt im mittleren siebenstelligen Bereich und weist ein konstantes Wachstum auf.

Problemstellung

Bei der B-TEC GmbH werden Warenbestände lediglich bei der Inventur erfasst. Bei der Auslösung eines neuen Kundenauftrags sind aus diesem Grund keine Informationen über Lagerbestände der benötigten Teile vorhanden, sodass Mitarbeitende im Lager den Bestand überprüfen müssen. Dieser Aufwand ist nicht unerheblich, da Endprodukte aus einer Vielzahl von Bauteilen bestehen. Bei Zukaufteilen mit einer großen Lieferzeit besteht damit das Risiko, dass benötigte Bauteile fehlen und das Produkt nicht termingerecht fertiggestellt werden kann.

Durch die Einführung eines Warenwirtschaftssystems soll eine digitale Bestandskontrolle ermöglicht werden. Der Bestand von produktionskritischen Bauteilen mit langer Lieferzeit soll automatisiert kontrolliert und Bestandswarnungen bei Erreichen eines kritischen Warenbestands ausgegeben werden. Ein solches System erhöht durch die Erfassung der durchschnittlichen Lagerdauer und der Bestände von Halbzeugen die Transparenz des Warenflusses. Die manuelle Bestandsaufnahme kann durch die Einführung eines solchen Systems damit entfallen und gleichzeitig das Risiko für Produktionsstillstände reduziert werden.

Lösungsweg

Die Potenzialanalyse wurde in mehreren Schritten durchgeführt. Diese sind in Abbildung 1 dargestellt.

Abbildung 1: Vorgehen im Projekt

Das Projekt zur Potenzialanalyse erforderte in einem ersten Schritt die Aufnahme der Ist-Situation und der Problemstellung vor Ort. Im Zuge der Erfassung der Randbedingungen wurde der bestehende Waren- und Materialfluss bei B-TEC aufgenommen. Vom Wareneingang gelangen die Waren in das Lager, welches sich in räumlicher Nähe zur Fertigung befindet. Nach der Fertigung werden die Endprodukte in der Qualitätskontrolle geprüft und anschließend verpackt, bevor diese den Warenausgang passieren.

In einem zweiten Schritt wurden die notwendigen Komponenten identifiziert, die für die Erfassung von Bauteilen bei B-TEC notwendig sind. Es werden folgende Komponenten benötigt:

  • Barcode-Handscanner zum Erfassen der Produkte im Warenein- und Warenausgang
  • Etikettendrucker zum Beschriften der Bauteile
  • Warenwirtschaftssoftware zur Ausgabe des Lagerbestands

Neben einer geeigneten Warenwirtschaftssoftware werden für den Warenein- und Warenausgang jeweils ein Scanner benötigt, um die Produkte zu (de-)inventarisieren. Mithilfe von hinterlegten Stücklisten können im Warenausgang neben den Endprodukten auch die verbauten Bauteile erfasst werden. Zusätzlich ist am Wareneingang ein Drucker zu installieren, um die Bauteile mit einem QR-Code zu beschriften. Für jede der Komponenten wurde eine Marktrecherche über Funktionen und Preisumfang durchgeführt.

Die Marktrecherche zeigte, dass für Warenwirtschaftssysteme zahlreiche Module für verschiedene Branchen existieren. Deutliche Unterschiede bestehen auch in der Preisgestaltung für Software-Lizenzen. Die am Markt erhältlichen Angebote wurden anhand verschiedener Kriterien (z. B. Modulfunktionen, Branche, Preisgestaltung, Schnittstellen) systematisiert und B-Tec in einer Präsentation vorgestellt.

Zusammen mit der Firma B-TEC wurde im dritten Schritt die Bedarfe und Randbedingungen mit dem Funktionsumfang sowie den Kosten der am Markt angebotenen Systeme verglichen.  Hierzu wurden nach der Recherche in Frage kommende Produkte in Gruppen mit ähnlichen Funktionsumfang eingeteilt und deren Einführung diskutiert. Zur Gewichtung einzelner Kriterien wurde zusammen mit der Firma B-TEC eine Nutzwertanalyse durchgeführt.

Die Potenzialanalyse hat die Firma B-Tec darin bestärkt, ein Warenwirtschaftssystem in der Zukunft einzuführen. Zunächst ist die Erfassung von Bauteilen einer ausgewählten Produktgruppe und die schrittweise Übertragung auf andere Bauteilgruppen nach einer Eingewöhnungsphase geplant.

Nutzen für den Mittelstand

Die Ergebnisse der vom Kompetenzzentrum durchgeführten Potenzialanalyse ermöglicht es der Firma B-TEC, den Nutzen und anfallende Kosten der am Markt verfügbarer Komponenten von Warenwirtschaftssystemen abzuschätzen. Durch kostengünstige Lösungen bleiben die Investitionskosten für produzierende Unternehmen überschaubar. Ein Warenwirtschaftssystem steigert die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens, da eine Fachkraft nicht mehr bei der Auslösung eines Kundenauftrags den Lagerbestand von End- und Zwischenprodukten manuell überprüfen muss. Zudem wird das Risiko minimiert, dass Bauteile fehlen und die Produktion aufgrund fehlender Bauteile unterbrochen werden muss. Daher trägt ein solches System dazu bei, dass die Termintreue erreicht und die Arbeitszeit von Fachkräften besser eingesetzt werden kann. Aufwände können zudem im Rahmen der Inventur gespart werden.

Die Marktrecherche und die Systematisierung helfen KMU dabei, die Leistungen und Kosten von am Markt erhältlichen Produkten einzuschätzen. Aufgrund der Vielzahl der angebotenen Lösungen sparen sich KMU damit viel Zeit bei der Akquise entscheidungsrelevanter Informationen.

Industrie 4.0

Es wird eine Machbarkeitsstudie für ein digitales Warenwirtschaftssystem durchgeführt. Hierfür sind die folgenden Schritte notwendig:

  • Analyse des Informations- und Warenflusses
  • Ermittlung der Funktionen digitaler Warenwirtschaftssysteme
  • Abgleich möglicher Lösungen mit den Anforderungen

 

Autor:

Hendrik Noske, M. Sc., studierte Wirtschaftsingenieur mit den Fachrichtungen Produktionstechnik und Operations Management an der Leibniz Universität Hannover. Seit 2017 ist er wissenschaftlicher Mitarbeiter am Institut für Fertigungstechnik und Werkzeugmaschinen (IFW) der Leibniz Universität Hannover und als Experte für Fertigungsplanung und -steuerung im Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Hannover tätig.